Whistleblowing

PROCEDURA WHISTLEBLOWING PER LE SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONI DELLE DISPOSIZIONI NORMATIVE AI SENSI DEL DECRETO LEGISLATIVO 10 MARZO 2023, N. 24 (WHISTLEBLOWING)

1. PREMESSA E SCOPO DELLA PROCEDURA

Il 30 marzo 2023 è entrato in vigore il decreto legislativo del 10 marzo 2023, n. 24 che ha recepito nel nostro ordinamento la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea di cui siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica (cd. Direttiva Whistleblowing).

La presente procedura, che tiene conto delle Linee Guida ANAC 1/2025, ha quindi l’obiettivo di fornire al segnalante (cd. whistleblower) le indicazioni operative su come effettuare la segnalazione ed è volta alla tutela e protezione del whistleblower stesso attraverso l’individuazione di concrete misure di tutela del segnalante, il quale – nell’effettuare la propria segnalazione – potrà fare affidamento su una protezione effettiva ed efficace che gli eviti una esposizione a misure discriminatorie.

2. DESTINATARI

Destinatari della presente procedura sono:

• i dipendenti dell’Azienda;
• i lavoratori autonomi nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 c.p.c. e art. 2 del D. Lgs. 81/2015 presso l’Ente;
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso l’Azienda;
• le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante;
• volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• colleghi di lavoro con rapporto abituale e corrente con il segnalante;
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
• gli enti di proprietà del segnalante.

La tutela del whistleblower si applica non solo se la segnalazione avviene in costanza del rapporto di lavoro o di altro tipo di rapporto giuridico, ma anche quando la segnalazione avvenga nei seguenti casi:

• il rapporto giuridico non sia ancora iniziato se le informazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Sono considerate rilevanti le segnalazioni di comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Amministrazione pubblica e che consistono in:

• violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Ente, inclusi gli illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• violazioni che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea con riferimento a specifici settori (tra cui appalti pubblici, servizi finanziari, sicurezza dei prodotti e dei trasporti, ambiente, alimenti, salute pubblica, protezione dei consumatori, protezione dei dati, sicurezza delle reti e dei sistemi informatici, concorrenza);
• violazioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• violazioni riguardanti il mercato interno comprese le violazioni in materia di corruzione e di aiuti di Stato.

A titolo meramente esemplificativo e non esaustivo si indicano quelle azioni o omissioni, commesse o tentate, che possono essere oggetto della segnalazione:

• penalmente rilevanti, fraudolente o corruttive;
• poste in essere in violazione dei Codici di Comportamento/Etici o di altre disposizioni dell’Ente sanzionabili in via disciplinare;
• suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale all’Ente;
• suscettibili di arrecare un pregiudizio all’immagine dell’Ente;
• illegali, come ad es. il furto, la violenza, le molestie, i danni ai beni e alle attrezzature di proprietà dell’Ente, l’utilizzo di beni per scopi privati;
• potenzialmente dannose per l’Ente, come la cattiva amministrazione, le inefficienze o lo spreco di risorse;
• suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all’ambiente;
• pregiudizio agli utenti o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso l’Ente.

Non sono da comprendersi come oggetto delle segnalazioni le semplici doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro, o rapporti con il superiore gerarchico o colleghi, segnalazioni fondate su meri sospetti o voci.

4. CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA

L’Azienda, sentite preventivamente le rappresentanze o le organizzazioni sindacali secondo l’art. 4 del D.Lgs. 24/2023, ha attivato al proprio interno un canale di segnalazione che consente di effettuare le segnalazioni del punto precedente con la garanzia di riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione nonché del contenuto e della relativa documentazione della segnalazione.

La gestione del canale di segnalazione è affidata al soggetto individuato e designato formalmente quale “Gestore delle Segnalazioni”.

In caso di segnalazione a soggetto non autorizzato, quest’ultimo entro 7 giorni dovrà trasmettere la segnalazione al soggetto competente nel rispetto delle garanzie di riservatezza, comunicandolo contestualmente al segnalante.

In caso di conflitto di interessi del gestore delle segnalazioni oppure in caso di sua oggettiva impossibilità, è individuato all’interno dell’Azienda il suo sostituto (cd. “Sostituto del Gestore delle Segnalazioni”), il quale è tenuto agli stessi obblighi previsti dalla legge e dalla presente procedura.

5. FORMA E CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

Il whistleblower potrà effettuare la segnalazione:

• in forma scritta, tramite servizio postale. In tal caso, affinché sia tutelata la riservatezza, è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse:
  • la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento;
  • la seconda con la segnalazione.

  Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura:

  “Riservata al Gestore delle Segnalazioni di ROS S.r.l. – via Crosera n. 42 – 33082 Azzano Decimo (PN)”

• in forma orale, chiedendo un incontro diretto con il Gestore delle Segnalazioni attraverso il sopra citato canale di contatto.

Qualora la segnalazione sia riferita al Gestore delle Segnalazioni, il segnalante/whistleblower potrà indirizzare la propria comunicazione direttamente “Al Sostituto del Gestore delle Segnalazioni” con le stesse modalità poc’anzi descritte.

Il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi utili a consentire al soggetto competente di procedere alle dovute e appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

La segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

1. generalità del soggetto che effettua la segnalazione con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’Azienda;
2. la chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
3. se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;
4. se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti oggetto di segnalazione;
5. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
6. l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
7. ogni altra informazione utile.

In caso di segnalazione effettuata tramite contatto diretto, il colloquio deve essere verbalizzato.

Le segnalazioni anonime, qualora risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione, possono essere equiparate alle segnalazioni ordinarie.

Non è previsto ed è vietato l’utilizzo di forme diverse di segnalazione (ad es. e-mail) rispetto a quelle predisposte dall’Azienda, al fine della garanzia di segretezza dell’identità del segnalante.

6. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

Il Gestore delle Segnalazioni (di seguito anche solo “Gestore”), o il suo sostituto nei casi previsti, dovrà:

1. rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione;
2. chiedere alla persona segnalante, se necessario, integrazioni;
3. dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
4. fornire riscontro alla segnalazione entro 3 mesi.

La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Gestore delle Segnalazioni nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.

Qualora all’esito delle verifiche la segnalazione risulti fondata, il Gestore delle Segnalazioni:

1. trasmette gli esiti dell’istruttoria agli organi aziendali competenti;
2. segnala ai soggetti aziendali legittimati gli elementi necessari all’eventuale attivazione del procedimento disciplinare;
3. propone ulteriori misure organizzative o correttive.

7. CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO

La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna all’ANAC qualora ricorrano le condizioni previste dall’art. 6 del D.Lgs. 24/2023.

• assenza o non conformità del canale interno;
• mancato seguito a una precedente segnalazione interna;
• rischio di ritorsione;
• pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La segnalazione esterna va presentata all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) tramite i canali predisposti sul proprio sito web.

8. DIVULGAZIONI PUBBLICHE

Il segnalante potrà divulgare pubblicamente la violazione solo nei casi previsti dalla normativa e beneficerà delle medesime tutele previste per i canali interni ed esterni.

9. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura.

Le segnalazioni orali effettuate mediante incontro diretto sono verbalizzate previo consenso della persona segnalante.

10. TUTELA DEL SEGNALANTE

A) Obblighi di riservatezza

L’identità del segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione e non può essere rivelata senza il suo espresso consenso, salvo i casi previsti dalla legge.

La violazione dell’obbligo di riservatezza costituisce illecito disciplinare.

B) Divieto di discriminazione

Nei confronti del segnalante non è consentita alcuna forma di ritorsione o discriminazione collegata direttamente o indirettamente alla segnalazione.

Per misure discriminatorie si intendono, a titolo esemplificativo:

• licenziamento o sospensione;
• retrocessione di grado o mancata promozione;
• modifica delle mansioni o dell’orario di lavoro;
• misure disciplinari o sanzioni;
• molestie, coercizione o ostracismo;
• danni reputazionali o economici.

Il segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione può rivolgersi all’ANAC.

11. SISTEMA DISCIPLINARE E REGIME SANZIONATORIO

Le violazioni della presente Procedura costituiscono illecito disciplinare e sono soggette all’applicazione delle sanzioni previste dalla normativa vigente, dal CCNL applicato e dal codice disciplinare aziendale.

Costituiscono violazioni rilevanti:

• adozione di misure ritorsive;
• ostacolo alla segnalazione;
• violazione degli obblighi di riservatezza;
• mancata trasmissione della segnalazione ricevuta per errore;
• segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave.

Resta ferma ogni ulteriore responsabilità civile, penale o amministrativa prevista dall’ordinamento.

12. TUTELA DELLE INFORMAZIONI E RISERVATEZZA

I dati personali contenuti nella segnalazione saranno trattati nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

La presente Procedura ed il canale di segnalazione saranno oggetto di revisione periodica.

13. FORMAZIONE DEL PERSONALE

L’Azienda assicura che il personale sia informato in maniera chiara, precisa e completa sulle previsioni della presente Procedura e sui presidi posti a garanzia della riservatezza dei dati personali del Segnalante e del presunto responsabile della violazione.

Copia della presente Procedura è messa a disposizione del personale mediante pubblicazione sul sito web dell’Azienda.